Verwerkersovereenkomst

Deze verwerkersovereenkomst hoort bij de algemene voorwaarden en maakt daar integraal onderdeel van uit. Ze legt vast hoe Gematcht persoonsgegevens verwerkt in opdracht van het bureau dat de dienst afneemt, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voorschrijft. Waar deze overeenkomst afwijkt van de algemene voorwaarden, gaat deze overeenkomst voor op het punt van gegevensbescherming.

Rolverdeling

Het bureau is verwerkingsverantwoordelijke. Het bepaalt welke consultants, opdrachtgevers en aanvragen het in de dienst zet, met welk doel dat gebeurt en wie er toegang toe heeft. Gematcht is verwerker en verwerkt die gegevens uitsluitend voor het bureau, nooit voor eigen doeleinden.

Het bureau staat ervoor in dat het een geldige grondslag onder de AVG heeft om deze gegevens aan te leveren, dat het de betrokkenen informeert waar dat nodig is, en dat het geen gegevens aanlevert die het niet mag delen.

Onderwerp, aard en doel

Gematcht verwerkt persoonsgegevens om de dienst te leveren: het vastleggen van consultantprofielen en aanvragen, het automatisch uitlezen van aangeleverde documenten en berichten, het aan elkaar koppelen van consultants en aanvragen, en het bijhouden van de beslissingen die het bureau daarover neemt. Daarnaast verwerkt Gematcht gegevens voor beheer, ondersteuning, beveiliging en het oplossen van storingen.

Categorieën gegevens en betrokkenen

• Consultants: naam, contactgegevens, werkervaring, opleiding, vaardigheden, beschikbaarheid, tarief, standplaats en de overige gegevens die in een aangeleverd CV staan.
• Contactpersonen bij opdrachtgevers: naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer, voor zover die in een aanvraag of e-mailondertekening staan.
• Gebruikers van het bureau: naam, e-mailadres en gegevens over het gebruik van de dienst.

Het bureau levert geen bijzondere categorieën persoonsgegevens aan, zoals gegevens over gezondheid, ras of religie. De dienst is daar niet voor bedoeld en niet op ingericht.

Instructies

Gematcht verwerkt de gegevens alleen op basis van de instructies van het bureau. Het gebruik van de dienst zelf geldt daarbij als instructie. Verplicht een wettelijke regel Gematcht tot een verdere verwerking, dan meldt Gematcht dat vooraf, tenzij die regel dat verbiedt. Meent Gematcht dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt Gematcht dat aan het bureau.

Vertrouwelijkheid

Iedereen die namens Gematcht toegang heeft tot de gegevens is tot geheimhouding verplicht. Toegang wordt alleen verleend voor zover die nodig is om de dienst te leveren of te ondersteunen, en wordt ingetrokken zodra die noodzaak vervalt.

Beveiliging

Gematcht neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen tegen verlies en tegen onrechtmatige verwerking. Daaronder vallen in elk geval: versleuteld verkeer tussen browser en dienst, versleutelde opslag, strikte scheiding van de gegevens per bureau zodat het ene bureau nooit bij de omgeving van het andere kan, toegang op basis van rollen, wachtwoordeisen, logging van fouten zonder de inhoud van gegevens, en regelmatige back-ups.

Het bureau is zelf verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met inloggegevens en voor het tijdig intrekken van toegang van medewerkers die vertrekken.

Subverwerkers

Gematcht schakelt andere partijen in om de dienst te kunnen leveren. Het gaat om categorieën als het onderbrengen en opslaan van de omgeving, het bezorgen en ontvangen van e-mail, het verwerken van betalingen, en het automatisch uitlezen van aangeleverde documenten en berichten. Met elk van deze partijen zijn afspraken gemaakt die ten minste gelijkwaardig zijn aan deze overeenkomst.

Een actueel overzicht van de ingeschakelde partijen is op verzoek beschikbaar via privacy@gematcht.nl. Vervangt Gematcht een partij of komt er een bij, dan meldt Gematcht dat vooraf. Heeft het bureau daar een redelijk bezwaar tegen, dan kan het de overeenkomst opzeggen tegen de datum waarop de wijziging ingaat.

Doorgifte buiten de EU

De gegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Unie. Is een doorgifte naar een land daarbuiten onvermijdelijk, dan gebeurt dat alleen met een geldige grondslag onder de AVG en meldt Gematcht dat vooraf aan het bureau.

Rechten van betrokkenen

Betrokkenen hebben recht op inzage, correctie en verwijdering van hun gegevens. Omdat het bureau verwerkingsverantwoordelijke is, richt een verzoek zich in de eerste plaats tot het bureau. De dienst is zo ingericht dat het bureau die verzoeken zelf kan afhandelen: het kan gegevens inzien, corrigeren en direct verwijderen. Komt een verzoek bij Gematcht binnen, dan verwijst Gematcht de betrokkene door naar het bureau en informeert het bureau daarover.

Datalekken

Ontdekt Gematcht een inbreuk in verband met persoonsgegevens, dan meldt Gematcht dat zonder onredelijke vertraging aan het bureau, en in elk geval binnen achtenveertig uur na ontdekking. Die melding bevat wat er bekend is over de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën gegevens, de vermoedelijke gevolgen en de maatregelen die zijn genomen. Gematcht helpt het bureau bij een eventuele melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens of aan de betrokkenen. Die melding doet het bureau zelf, als verwerkingsverantwoordelijke.

Bewaren, teruggave en verwijdering

Het bureau stelt zelf bewaartermijnen in voor consultant- en aanvraaggegevens; wat verlopen is wordt automatisch opgeruimd. Verwijdert het bureau een record, dan wordt dat na dertig dagen definitief gewist. Bij het einde van de overeenkomst kan het bureau zijn gegevens exporteren; daarna verwijdert Gematcht de gegevens, behalve wat wettelijk bewaard moet blijven.

Controle en medewerking

Gematcht stelt op verzoek de informatie beschikbaar die het bureau nodig heeft om aan te tonen dat aan deze overeenkomst wordt voldaan, en werkt mee aan een controle door het bureau of een onafhankelijke deskundige. Zo'n controle wordt vooraf aangekondigd, vindt hooguit eenmaal per jaar plaats (of vaker na een concrete aanleiding) en verstoort de dienstverlening niet meer dan nodig. Gematcht helpt het bureau daarnaast bij gegevensbeschermingseffectbeoordelingen die op het gebruik van de dienst betrekking hebben.

Duur

Deze overeenkomst geldt zolang Gematcht persoonsgegevens voor het bureau verwerkt, en eindigt zodra die verwerking is beëindigd en de gegevens zijn verwijderd of teruggegeven. Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om daarna door te lopen, zoals geheimhouding, blijven gelden.

Vragen over deze verwerkersovereenkomst of een verzoek om het overzicht van subverwerkers? Mail privacy@gematcht.nl. Lees ook ons privacybeleid of ga terug naar de homepagina.